O que é razão social, para que serve e como definir uma para sua empresa

Razão social é o termo registrado sob o qual uma pessoa jurídica (PJ) se individualiza e exerce suas atividades. Este termo pode ou não estar relacionado ao nome fantasia do empreendimento (aquele mais conhecido, que seus clientes usam).

Tá, e para que serve a razão social da empresa?

Apesar de ser um termo raramente falado, a razão social não é algo banal ou de pouca importância. Esse será o nome que estará marcado no contrato social da empresa, nas notas fiscais que emitir, escrituras e outros documentos legais do empreendimento, além das faturas de cartão de crédito dos clientes.

Ou seja, a razão social é o nome que estará presente em todos os documentos principais da empresa, desde a sua abertura na Junta Comercial ou Cartório. Por ser algo que identifica o negócio, essa identidade é única para cada um e está protegida como propriedade intelectual: ninguém pode ter a mesma firma empresarial que a sua, e nem você poderá imitar a dos outros. 

Por tudo isso, é importante escolher a razão social da empresa com cuidado — já que este nome estará presente em tantos documentos.

Como escolher a Razão Social?

Existem algumas orientações que podem te ajudar a pensar em uma boa razão social para a sua empresa:

O nome deve estar ligado à atividade exercida pela empresa; É melhor quando o nome é de fácil compreensão e assimilação; Dê preferência para nomes não muito longos; Melhor ainda se, ao menos em parte, o termo dê origem ao nome fantasia da empresa;Ser único, e não ficar muito parecido ao nome fantasia e razão social de outras empresas;A razão social pode ser até as iniciais do dono do negócio e sócios; Pode constar um termo ligado à área de atuação, como comércio, marketing ou internet; Deve obrigatoriamente trazer o tipo de constituição legal, como MEI (microempreendedor individual), ME (microempresa), EPP (empresa de pequeno porte) ou LTDA (sociedade limitada). Essa escolha pode ser ainda feita com a ajuda de um bom contador, que usará sua experiência com várias empresas para saber quais nomes funcionam e quais poderão confundir seus fornecedores, parceiros e clientes. 

Outra dica é fazer uma pesquisa prévia com as ideias para a razão social da sua empresa em sites e redes sociais para saber se existem outros negócios que usem palavras idênticas. 

Lembre-se: o nome jurídico é algo único, portanto se já houver alguma empresa registrada com a sua ideia, você terá que pensar em um novo nome. Por isso já formule uma lista com todos os termos que achar interessante para o seu negócio e vá riscando aqueles já usados.

Para ficar mais claro como escolher a razão social da empresa, trouxemos alguns exemplos:

Razão Social — Nome Fantasia
Apple Computer Sistemas de Computação, Indústria, Comércio, Representação, Exportação e Importação LTDA — Apple (no Brasil)
Contabilizei Contabilidade LTDA — Contabilizei
Globo Comunicação e Participações S.A — Grupo Globo
Petróleo Brasileiro S.A — Petrobrás
Exemplo & Fictício Comércio de Bebidas EPP 
EF Informática ME

Como registrar a Razão Social da Empresa

Após pensar em um nome bem bacana, é a hora de oficializá-lo.

Esse processo começa logo na abertura da empresa, quando é para fazer os registros na Junta Comercial ou Cartório. Mais tarde você deverá utilizar a mesma razão social em todas as outras etapas desse processo, com a documentação do município, estado e outros órgãos.    

No caso do MEI, toda operação de abertura da empresa é feita por meio do site do Portal do Empreendedor. 

Lembrando: a razão social da empresa deve estar descrita em seu contrato social — o documento que informa a contribuição de cada sócio no negócio e a divisão de bens no caso da sociedade ser desfeita no futuro. Ou seja, esse passo só é válido para quem não está empreendendo sozinho.

Neste mesmo processo, você também irá se deparar com o nome fantasia da empresa. Se a razão social é o nome jurídico, o que seria este termo?

Diferenças entre Razão Social x Nome Fantasia x Marca

Tem três conceitos que são tão parecidos que podem confundir a cabeça dos pequenos empreendedores: a razão social; nome fantasia e marca.

Já entendemos que a razão social é o nome jurídico da empresa, certo? O termo que os clientes irão chamar seu negócio e que estampará os panfletos, site e redes sociais é o nome fantasia — também chamado de nome de fachada.

Lembra dos exemplos que usamos para explicar a razão social? Imagine ter que dizer para seu amigo que comprou um celular da Apple Computer Sistemas de Computação, Indústria, Comércio, Representação, Exportação e Importação LTDA. Não dá, né?

Neste caso, o nome fantasia é simplesmente Apple. Que, por ser uma gigantesca empresa mundial, provavelmente deve ter registrado este nome no órgão responsável pelas marcas e patentes do local onde o negócio foi formalizado, para que não apareça outro empreendimento com o mesmo nome.

Quando o empreendedor não deseja que outras empresas usem o mesmo nome da sua — para evitar confusões e proteger sua imagem — ele registra uma marca no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI), caso seja realmente o primeiro a usar o termo escolhido. Geralmente nesses casos, o nome fantasia vem acompanhado do símbolo ®.

Em relação a estes temas, outra dúvida que pode surgir: um mesmo CNPJ pode ter mais de um nome fantasia?

A resposta é sim. Como incluir o nome fantasia no contrato social e no cadastro nacional não é algo obrigatório, é possível incluir mais de um sob o mesmo CNPJ. No entanto, isso é válido somente quando os empreendimentos atuam no mesmo ramo de atividade, segundo a tabela CNAE, da empresa. 

Algumas empresas usam este recurso para diferenciar a documentação de suas filiais, por exemplo. Ou então para associarem certo nome fantasia a um determinado produto.

Posso trocar a Razão Social da minha empresa?

Pode sim. Mas há um porém: todos os documentos registrados com a razão social antiga não serão mais válidos. Do contrato social ao certificado digital usado no nome da empresa — todos os registros deverão ser refeitos.
Essa troca pode demandar bastante esforço, tempo e recursos para substituir toda documentação com os termos antigos. Por isso essa escolha deve ser feita conscientemente e com bastante planejamento.

Se você tem certeza mesmo de que trocar a razão social será melhor, lembre-se de ir até a Junta Comercial para alterar o nome. 

Mas, melhor ainda é escolher bem um termo com a ajuda de um contador de confiança para evitar toda esta trabalheira.

Conclusão

Escolher um bom nome — seja para razão social, nome fantasia ou marca — é importante para a imagem que a empresa quer passar ao público, seja de fornecedores, parceiros ou clientes. Eles têm que refletir a atividade exercida e o espírito do negócio, mostrando sua identidade ao mundo. 

A razão social estará em todos os documentos importantes da empresa, pois é a sua “identidade” jurídica. Por isso acompanha o empreendimento desde o seu início, na hora de abrir o negócio na Junta Comercial ou no Cartório.
E este é um dos momentos mais importantes: o processo de abertura de um CNPJ implica em várias decisões a respeito do seu futuro, como escolher a natureza jurídica, o tipo de empresa, código da atividade…

Fonte: Contabilizei